Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Tyto zásady zpracování a ochrany osobních údajů („Zásady") představují základní zásady, kterými se ZFP Reality, a.s., se sídlem náměstí T. G. Masaryka 3048/10a, Břeclav, 690 02, pracoviště Cejl 58, 602 00 Brno - Zábrdovice, IČO: 04805623 („Společnost") jako správce osobních údajů řídí při získávání a zpracovávání osobních údajů. Tyto Zásady provádějí práva a povinnosti Společnosti vyplývající zejména z následujících obecně závazných právních předpisů:

• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („GDPR");
• zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů;
• zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů („Zákon o některých službách informační společnosti"); a
• zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích), ve znění pozdějších předpisů („Zákon o elektronických komunikacích").

Tyto Zásady se uplatní na všechny osoby přicházející do jakéhokoliv právního styku se Společností, zejména jde o zájemce o služby Společnosti, zákazníky, spolupracovníky a zaměstnance Společnosti, osoby zúčastňující se prohlídek v rámci jejich zájmu o koupi / nájem nemovitosti, jakož i na osoby navštěvující webové stránky Společnosti („Webové stránky"), a to bez ohledu na to, zda jsou ve smluvním vztahu se Společností či nikoliv.

Společnost zpracovává Vaše osobní údaje prostřednictvím svých k tomu pověřených zaměstnanců a vybraných obchodních zástupců či spolupracovníků, přičemž vždy platí, že tyto osoby:

• jsou důkladně vybírány a prověřovány, jsou bezúhonné a k zajištění řádné ochrany Vašich osobních údajů způsobilé,
• jsou vázány povinností mlčenlivosti pod přísnými sankcemi,
• jsou vázány přísnými pravidly zpracování a zároveň jsou povinny samy zajišťovat veškeré bezpečnostní standardy, které jim Společnost určuje a které pravidelně kontroluje,
• zpracovávají vždy pouze takový rozsah Vašich osobních údajů, který je pro plnění daného úkonu zpracování nezbytný, a to pouze po nezbytně nutnou dobu,
• podléhají pravidelné a soustavné kontrole plnění povinností při zpracování a dodržování bezpečnostních standardů Společnosti.

V některých případech může být Společnost rovněž v postavení společných správců, a to v případě, že společně s jiným správcem určuje účel a prostředky zpracování. V podrobnostech je společná správa osobních údajů rozvedena níže.

Společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

Společnost podléhá dozoru Úřadu pro ochranu osobních údajů České republiky, ke kterému můžete v případě, že nebudete spokojeni s postupy Společnosti při uplatnění Vašich práv, resp. při zpracování Vašich osobních údajů, podat stížnost.

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

Co jsou to osobní údaje

Osobními údaji se v souladu s GDPR rozumí veškeré informace o určené nebo určitelné fyzické osobě (nikoli tedy právnické osobě). V zásadě se tedy jedná o jakékoliv informace, které ať už samostatně, nebo v souhrnu s dalšími informacemi můžou sloužit k identifikaci konkrétní fyzické osoby („Osobní údaj").

Jaké osobní údaje společnost zpracovává

Společnost o Vás může shromažďovat následující Osobní údaje:

1. Osobní údaje, které Společnosti sami sdělíte

Takovými Osobními údaji jsou zejména údaje, které uvedete ve vyplněném registračním, objednávkovém či jiném formuláři, nebo které Společnosti sdělíte prostřednictvím e-mailu, telefonu, faxu či jiného obdobného zařízení. Osobní údaje můžete Společnosti poskytnout také při soutěžích, vyplněním formuláře o prohlídce nemovitosti, vložením recenze produktu či služby, rezervací místa na školení či zasláním obecného dotazu.

Společnost tak zpracovává tyto kategorie údajů:

• identifikační údaje – Osobní údaje sloužící k Vaší identifikaci (jméno, příjmení, rodné příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, číslo dokladu totožnosti, IČ apod.),
• kontaktní údaje – Osobní údaje sloužící k zajištění kontaktu s Vámi (adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa),
• další údaje související s poskytovanou službou – jedná se o údaje, které jsou nezbytné pro poskytnutí příslušné Vámi požadované služby, typicky údaje o nemovitosti, platební údaje apod.,
• další údaje, pokud takovou povinnost ukládá právní předpis – typicky půjde o údaje nezbytné pro řádné vedení účetnictví a dále údaje v rozsahu vyžadovaném pro splnění zákonné povinnosti Společnosti k identifikaci a kontrole dle zák. č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů,
• Osobní údaje zaměstnanců, spolupracovníků a třetích osob – Společnost zpracovává Osobní údaje těchto osob v rozsahu, který jí ukládají příslušné právní předpisy, nebo v rozsahu nezbytném pro výkon práv a povinností dle příslušného smluvního dokumentu.

Osobní údaje uvedené pod body i. až v. je Společnost oprávněna zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, neboť jejich zpracování Společnosti ukládají příslušné právní předpisy, případně je Společnost oprávněna tyto zpracovávat v souvislosti s plněním smluvní povinnosti či na základě oprávněného zájmu (viz dále). I nadále ale platí, že je výhradně na Vás, zda Společnosti Vaše osobní údaje poskytnete či nikoliv. V případě, že ale osobní údaje v požadovaném rozsahu neposkytnete, může nastat některá z následujících tří situací. Společnost:

• nesmí obchod uzavřít nebo nesmí poskytnout danou službu (stanoví-li tak právní předpis), nebo
• smí obchod uzavřít nebo službu poskytnout (není-li Společnost povinna postupovat dle předchozího bodu), v takovém případě ale Společnost upozorňuje, že poskytnutá služba nemusí zcela odpovídat Vašim požadavkům a potřebám, neboť tyto se nepodařilo řádně zjistit,
• je oprávněna obchod, resp. smlouvu neuzavřít nebo službu neposkytnout.

fotografie/videa – jedná se o fotografie/videa z akcí, setkání či školení, k jejichž pořízení je nutný samostatný souhlas; fotografie a videa mohou být využity v rámci marketingové propagace Společnosti, a to jejich zveřejněním na sociálních sítích, v internetových prezentacích, v letácích apod.

Osobní údaje uvedené výše (fotografie/videa) je Společnost oprávněna zpracovávat pouze s Vaším souhlasem, a to vždy po nezbytně nutnou dobu, nejdéle však po dobu trvání takového souhlasu. Udělení souhlasu se zpracováním je zcela dobrovolné a nemá vliv na trvání další spolupráce.

Společnost zpracovává osobní údaje vždy pouze v rozsahu nezbytném pro splnění daného účelu; osobní údaje získané za jedním účelem nesmí použít pro jiný účel, nejsou-li tyto účely vzájemně slučitelné.

Výše uvedené Osobní údaje bude Společnost zpracovávat za účelem:

• poskytnutí služby, produktu či informace, o kterou jste projevili zájem;
• spolupráce dle smlouvy (pracovní, o spolupráci, příkazní apod.);
• plnění zákonných povinností;
• plnění smluvních povinností;
• ochrany osob, majetku, dat, obchodního tajemství a oprávněných zájmů osob;
• určení, výkonu a obhajoby právních nároků Společnosti — za účely uvedenými výše je Společnost oprávněna zpracovávat Vaše Osobní údaje v souladu s nařízením GDPR i bez Vašeho souhlasu;
• v případě, že jste stávající zákazník, také k poskytnutí informací o jiných službách či produktech podobných těm, které byly předmětem Vašeho předchozího nákupu, a to až do okamžiku, než nám sdělíte, že si marketingovou činnost vůči Vaší osobě nepřejete;
• pokud jste nový zákazník, bude Vám Společnost zasílat obchodní sdělení a nabídky produktů a služeb pouze v případě, že jste k tomu Společnosti dali výslovný souhlas;
• posouzení a vyhodnocení Vaší žádosti o pracovní pozici.

Společnost je oprávněna osobní údaje zpracovávat vždy také (je-li to v daném případě relevantní) za účelem určení, výkonu a obhajoby vlastních právních nároků, a to i přesto, že osobní údaje byly získány za jiným účelem. Takto je Společnost oprávněna postupovat, jestliže původní účel a účel obhajoby právních nároků spolu jakkoliv souvisí, resp. na sebe navazují.

2. Osobní údaje, které o Vás Společnost shromažďuje sama

Při návštěvě našich Webových stránek může Společnost shromažďovat některé informace nezbytné pro to, aby byl zajištěn řádný a pohodlný provoz Webových stránek. Takovými informacemi jsou údaje o internetovém protokolu (IP) sloužící k připojení Vašeho počítače k internetu, Vaše registrační údaje, typ a verze prohlížeče, nastavení časového pásma, plug-in prohlížečů, údaje o Vaší návštěvě, včetně platného Uniform Resource Locator (URL), cesta na a z Webových stránek (včetně data a času), produkty, které jste si zobrazili nebo hledali, časy odezvy, chyby během stahování, délka návštěv určitých stránek, informace o interakci při návštěvě stránek (například rolování, kliknutí a umístění myši) či způsob opouštění stránky.

Tyto osobní údaje Společnost využívá ke správě a zlepšování Webových stránek a pro účely zajištění interních operací, včetně řešení problémů, analýzy dat, testování, výzkumu, statistických účelů a evidence četnosti náhledů. Tyto Osobní údaje lze dále využít k měření účinnosti reklamy a k poskytování relevantní inzerce.

Z IP adresy Společnost odvozuje kraj, ze kterého Webové stránky navštěvujete, a to výhradně proto, aby Vám při výběru nabídek nemovitostí přednostně zobrazila nemovitosti ve Vašem okolí. Tento údaj Společnost neukládá, nespojuje jej s Vaší osobou ani s jiným údajem a nepoužívá jej k profilování. Zjištění kraje probíhá pouze na serveru při zobrazení stránky; nevyužívá soubory cookies ani jinou technologii ukládanou do Vašeho zařízení. Jestliže kraj určit nelze, zobrazí se nabídky z celé České republiky.

3. Společná správa Osobních údajů

V některých případech může být Společnost rovněž v postavení společných správců. Společnost a ZFP Akademie, a. s., IČO: 26304805 (dále jen jako „ZFP Akademie, a. s."), jsou společnými správci Osobních údajů v případech, kdy právním základem zpracování Osobních údajů osob je jejich souhlas k poskytování marketingových sdělení obsahujících nabídky služeb od společností obchodní skupiny ZFP GROUP, a také uzavření smlouvy o realitním zprostředkování se Společností / rezervační smlouvy k nemovitostem. Dále se jedná o situace, kdy Společnost jakožto člen obchodní skupiny ZFP GROUP zpracovává Vaše Osobní údaje prostřednictvím společného formuláře či prostřednictvím stejné softwarové platformy jako ostatní členové obchodní skupiny ZFP GROUP.

Společná správa má povahu tzv. sbližující se správy, to znamená, že každá z uvedených společností plní dílčí úlohy v rámci správy Osobních údajů. Rozdělení úloh společné správy Osobních údajů vyplývá z dohody uzavřené mezi Společností a ZFP Akademie. V rámci rozdělení úloh Společnost vystupuje jako správce a ZFP Akademie jako zpracovatel. Společnost má kontrolu ve vztahu nad zpracováním Osobních údajů ze strany ZFP Akademie. ZFP Akademie garantuje Společnosti dodržení veškerých zákonných požadavků na ochranu Osobních údajů. Zároveň každá z uvedených společností se zavazuje vyvíjet maximální úsilí chránit shromážděné Osobní údaje tak, aby nedocházelo k jakémukoliv úniku Osobních údajů.

Jakákoliv dohoda mezi společnostmi však nemá vliv na práva subjektů údajů vyplývajících z GDPR vůči společnostem vykonávajícím společnou správu Osobních údajů. Subjekty údajů jsou oprávněny vykonávat veškerá svá práva vyplývající z GDPR u každého ze společných správců i vůči každému z nich. Kontaktním místem pro jakékoliv podněty ve vztahu ke společné správě je Společnost.

Osobní údaje budou poskytovány i příjemcům Osobních údajů v rámci koncernu ZFP GROUP, a. s., a to společnostem ZFP akademie, a.s., ZFP Investments, investiční společnost, a.s., IČO: 24252654, ZFP Finance I., s.r.o., IČO: 05139546, ZFP Payments, s.r.o., IČO: 04896556, a ZFP Gold, a.s., IČO: 04996399.

Na jakém právním základě a po jakou dobu Společnost Osobní údaje zpracovává

Společnost zpracovává osobní údaje ve smyslu čl. 6, případně čl. 9 GDPR na těchto právních základech:

• souhlas subjektu údajů – na tomto právním základě jsou zpracovávány Osobní údaje tehdy, neexistuje-li (není-li možné uplatnit) jiný právní základ zpracování, a to vždy po dobu trvání účelu, pro který byly Osobní údaje získány, nejdéle však do odvolání souhlasu, přičemž platí, že v těchto případech zpracování máte vždy právo svůj souhlas odvolat,
• plnění smluvní povinnosti – byla-li mezi Vámi a Společností uzavřena smlouva, jíž jste Vy i Společnost smluvní stranou, je Společnost oprávněna zpracovávat Osobní údaje, které získala při plnění smlouvy, resp. které jsou pro výkon práv a povinností ze smlouvy nezbytné, a to po dobu trvání příslušné smlouvy,
• plnění právní povinnosti – Společnost je povinna zpracovávat vybrané Osobní údaje, pokud jí takovou povinnost stanoví příslušný právní předpis, a to po dobu stanovenou v příslušném právním předpisu,
• oprávněný zájem Společnosti – v takovém případě Společnost zpracovává Osobní údaje po dobu trvání jejího oprávněného zájmu. V případě, že uplatníte námitku proti takovému zpracování odůvodněnou Vaší individuální situací a této námitce po řádném posouzení Společnost vyhoví, pak je povinna ukončit dané zpracování.

Oprávněnými zájmy Společnosti se rozumí zejména oprávněný zájem:

• na výkonu realitní činnosti jako své hlavní výdělečné činnosti, která je zdrojem příjmů,
• na určení, výkonu a obhajobě právních nároků Společnosti,
• na ochraně osob, majetku, dat, obchodního tajemství a oprávněných zájmů osob,
• na zviditelnění značky a rozvoji vlastního podnikání (typicky se jedná o marketingovou činnost adresovanou stávajícím klientům, kdy klient může očekávat nabídku obdobných výrobků či služeb, jaké si již sám objednal, odeslání novoroční pf nebo přání k narozeninám),
• na zajištění řádného a pohodlného provozu Webových stránek.

Každý Osobní údaj může být zpracováván na základě více právních základů. Každý Osobní údaj může být zpracováván, pokud existuje alespoň jeden právní základ pro jeho zpracování. Odpadne-li poslední právní základ pro zpracování daného osobního údaje, musí být Osobní údaj řádně zlikvidován.

Poskytování osobních údajů

Osobní údaje, které o Vás Společnost získá, mohou být předávány třetím osobám, které Společnosti pomáhají plnit její povinnosti, nebo vyžaduje-li to právní předpis, nebo je-li to nezbytné pro určení, výkon či ochranu oprávněných zájmů. V tomto smyslu může Společnost předávat Osobní údaje těmto subjektům:

• svým smluvně vázaným zpracovatelům;
• externím spolupracovníkům a dodavatelům za účelem splnění smluvní povinnosti Společnosti;
• poskytovatelům platebních služeb a zpracovatelům plateb za účelem zabezpečení převodu finančních prostředků a realizace platebního styku;
• poskytovatelům poštovních a doručovacích služeb za účelem doručení produktů či služeb nabízených Společností;
• správci Webových stránek;
• dalším subjektům, je-li to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• s Vaším souhlasem dalším subjektům.

Za určitých okolností může být Společnost povinna poskytnout Vaše Osobní údaje třetím osobám (např. orgánům činným v trestním řízení) v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

Prostředky ochrany osobních údajů

Za účelem ochrany a minimalizace rizika neoprávněného přístupu k Osobním údajům Společnost přijala organizační a technická opatření. Mezi tato opatření patří:

• organizační omezení zužující okruh osob oprávněných přicházet do styku s Osobními údaji; a
• technické zabezpečení serverů a Webových stránek Společnosti proti neoprávněné manipulaci.

Osoby přicházející do styku s Osobními údaji jsou poučeny o zásadách ochrany osobních údajů a při jejich zpracování jsou vázány mlčenlivostí.

Cookies

Informace o tom, jaké soubory cookies naše Webové stránky používají a jak můžete jejich používání ovlivnit, najdete na samostatné stránce Zásady používání cookies.

Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich Osobních údajů Společností Vám náleží následující předpisy na ochranu Osobních údajů zaručená práva:

• právo odvolat souhlas se zpracováním Osobních údajů, je-li zpracování založeno na jeho základě;
• právo požadovat přístup k Osobním údajům a k informacím o tom, které Vaše Osobní údaje jsou Společností zpracovávány;
• právo na opravu nepřesných Osobních údajů a případně také na doplnění neúplných Osobních údajů;
• právo na výmaz zpracovávaných Osobních údajů;
• právo na omezení zpracování Osobních údajů;
• právo získat Osobní údaje, které jste Společnosti poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci;
• právo být informován o porušení zabezpečení Osobních údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování Osobních údajů; a
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, tj. u Úřadu pro ochranu osobních údajů, na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, popřípadě datovou schránkou na adresu qkbaa2n.

Výše uvedená práva a případné stížnosti je možné uplatnit u Společnosti, jakožto správce údajů, písemně na níže uvedené adrese či prostřednictvím e-mailu na e-mailovou adresu info@zfpreality.cz.

ZFP Reality, a.s.
pracoviště Cejl 58, 602 00 Brno - Zábrdovice